INNOV MAROC
MULTI DISCIPLINAIRE Digitalisation Administrative et Outils Collaboratifs

Formation Digitaliser le Courrier Entrant et Sortant avec une Solution de GED et de Workflow Automatisé de Traitement

Référence

AA293

Durée

5 jours

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les enjeux et bénéfices de la digitalisation du courrier entrant et sortant
  • Cartographier et optimiser les processus de gestion documentaire
  • Maîtriser les principes et fonctionnalités d’une solution de GED
  • Concevoir une architecture documentaire cohérente et facilement exploitable
  • Organiser la numérisation, l’indexation et la classification des courriers
  • Exploiter l’OCR et les technologies de capture intelligente pour automatiser le traitement
  • Concevoir des workflows de distribution, validation, traitement et archivage
  • Mettre en place des systèmes de notifications, relances et gestion des échéances
  • Sécuriser les documents grâce aux droits d’accès, à la traçabilité et à la gestion des versions
  • Automatiser les processus liés au courrier sortant et à la signature électronique
  • Définir des KPI permettant de mesurer la performance et les gains de la digitalisation
  • Construire une feuille de route pour déployer une GED et des workflows adaptés à l’organisation

Public cible

  • Responsables courrier et gestion documentaire
  • Assistantes et assistants de direction
  • Secrétaires et agents administratifs
  • Office Managers
  • Responsables des Services Généraux
  • Responsables administratifs
  • Document Controllers et Records Managers
  • Responsables GED et archivage
  • Responsables transformation digitale
  • Responsables systèmes d’information et IT
  • Chefs de projets dématérialisation
  • Responsables qualité et conformité documentaire
  • Managers souhaitant digitaliser et automatiser les circuits de traitement du courrier

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Présentiel
Maroc Performance
Casablanca

16 au 20 Nov. 2026

Inscription avant le 26 Oct. 2026

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Devis personnalisé

Programme Détaillé

  • Identifier les limites du traitement papier et des circuits manuels
  • Comprendre les bénéfices de la dématérialisation : rapidité, traçabilité et sécurisation
  • Définir les objectifs d’un projet de digitalisation du courrier
  • Identifier les étapes : réception, enregistrement, numérisation, distribution et archivage
  • Cartographier les circuits de validation et de traitement
  • Identifier les points de blocage et les opportunités d’automatisation
  • Comprendre les principes d’une Gestion Électronique des Documents
  • Définir les espaces, dossiers, métadonnées et règles de classement
  • Organiser les droits d’accès et les niveaux de confidentialité
  • Scanner et indexer les courriers et pièces jointes
  • Utiliser l’OCR et la reconnaissance automatique des informations
  • Contrôler la qualité, l’intégrité et la lisibilité des documents numérisés
  • Attribuer des références et métadonnées aux documents
  • Assurer la traçabilité des courriers entrants et sortants
  • Mettre en place des alertes et échéances de traitement
  • Définir les circuits de distribution, validation et traitement
  • Automatiser les notifications, affectations et relances
  • Gérer les exceptions, retards et réaffectations
  • Définir les profils utilisateurs et habilitations
  • Sécuriser les documents sensibles et confidentiels
  • Mettre en place des journaux d’activité et mécanismes de traçabilité
  • Préparer, valider et diffuser les courriers de manière dématérialisée
  • Intégrer signatures électroniques et circuits d’approbation
  • Organiser l’archivage automatique des versions et preuves d’envoi
  • Définir les KPI : délais, volumes, taux de traitement et respect des SLA
  • Mettre en place des tableaux de bord et indicateurs de suivi
  • Identifier les gains de productivité et les axes d’amélioration
  • Élaborer un plan de déploiement de la GED et des workflows
  • Former les utilisateurs et accompagner l’adoption des nouveaux processus
  • Étude de cas : conception d’un workflow complet de courrier entrant et sortant

Approche pédagogique

Support Ecrit et Projection
Exposés Interactifs, Podcasts et Vidéos
Brainstorming et Jeux de Rôle
Mises en Situation pour faciliter l'assimilation
Cas Pratiques et Labs inclus pour leur impact opérationnel
Test de Validation des Acquis des Connaissances

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Questions fréquentes

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.

Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique

Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.

Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :

  1. Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
  2. Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.

Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :

  • Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
  • Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
  • Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.

Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)

Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.

Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.

Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.

Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi

Notre processus est simple et centré sur vos besoins :

  1. Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
  2. Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
  3. Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
  4. Réalisation de la Formation.
  5. Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.

Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.

Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.

Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)

Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :

  • Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
  • Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
  • Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
  • Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).

Pour trois raisons principales :

  1. Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
  2. Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
  3. Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.

Des questions sur cette formation ?

Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.

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