INNOV MAROC
MULTI DISCIPLINAIRE Digitalisation Administrative et Outils Collaboratifs

Formation Automatiser la Gestion des Notes de Frais, des Demandes d'Achat et des Approbations avec des Workflows Digitaux

Référence

AA298

Durée

5 jours

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les principes de digitalisation et d’automatisation des processus administratifs
  • Cartographier les processus de notes de frais, demandes d’achat et approbations
  • Identifier les tâches pouvant être automatisées et les principaux points de blocage
  • Concevoir des workflows digitaux simples, fiables et adaptés aux règles internes
  • Automatiser les demandes d’achat et leurs circuits de validation
  • Digitaliser la collecte, le contrôle et la validation des notes de frais
  • Définir des niveaux d’approbation selon les montants, catégories et responsabilités
  • Mettre en place des contrôles automatiques et des systèmes d’alerte
  • Intégrer les workflows aux ERP, outils comptables, achats et systèmes RH
  • Assurer la traçabilité complète des demandes, validations, rejets et remboursements
  • Construire des tableaux de bord permettant de piloter les délais et la performance
  • Déployer une démarche d’amélioration continue pour réduire les délais, les erreurs et les coûts administratifs

Public cible

  • Responsables administratifs et financiers
  • Directeurs et responsables achats
  • Responsables procurement et approvisionnements
  • Responsables comptabilité et contrôle de gestion
  • Responsables des Services Généraux
  • Assistants de Direction et Assistants administratifs
  • Office Managers
  • Responsables transformation digitale et amélioration des processus
  • Responsables systèmes d’information et ERP
  • Process Owners et Business Process Managers
  • Responsables contrôle interne et conformité
  • Managers souhaitant automatiser les processus de dépenses, achats et approbations de leur organisation

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Présentiel
Maroc Performance
Casablanca

19 au 23 Oct. 2026

Inscription avant le 28 Sep. 2026

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Devis personnalisé

Programme Détaillé

  • Identifier les tâches répétitives et sources de lenteur
  • Mesurer les gains attendus en temps, coûts, traçabilité et contrôle
  • Définir les processus prioritaires à digitaliser
  • Analyser les circuits de notes de frais, demandes d’achat et approbations
  • Identifier les points de blocage, doublons et risques d’erreur
  • Concevoir les processus cibles et règles de gestion
  • Créer des formulaires électroniques de demande d’achat
  • Définir les règles de validation selon montants, catégories et budgets
  • Automatiser la transmission des demandes vers les services concernés
  • Digitaliser la saisie, collecte et validation des justificatifs
  • Mettre en place les contrôles automatiques de conformité
  • Automatiser les circuits de remboursement et de validation
  • Définir les niveaux d’autorisation et délégations
  • Mettre en place des workflows séquentiels et parallèles
  • Gérer les absences, remplacements, rejets et escalades
  • Connecter workflows, ERP, comptabilité, achats et ressources humaines
  • Synchroniser utilisateurs, fournisseurs, centres de coûts et budgets
  • Organiser les échanges de données et la traçabilité des opérations
  • Contrôler automatiquement les montants, justificatifs et doublons
  • Vérifier les règles de dépenses et les seuils d’approbation
  • Détecter les anomalies et déclencher des alertes
  • Automatiser les notifications et relances
  • Suivre l’état de chaque demande en temps réel
  • Conserver l’historique des validations, rejets et modifications
  • Construire des indicateurs de suivi des workflows
  • Mesurer les délais de traitement, volumes et taux de rejet
  • Identifier les goulots d’étranglement et opportunités d’amélioration
  • Construire un plan de déploiement progressif
  • Accompagner les utilisateurs et gérer les résistances au changement
  • Tester, sécuriser et optimiser les workflows à partir des retours d’expérience

Approche pédagogique

Support Ecrit et Projection
Exposés Interactifs, Podcasts et Vidéos
Brainstorming et Jeux de Rôle
Mises en Situation pour faciliter l'assimilation
Cas Pratiques et Labs inclus pour leur impact opérationnel
Test de Validation des Acquis des Connaissances

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Questions fréquentes

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.

Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique

Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.

Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :

  1. Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
  2. Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.

Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :

  • Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
  • Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
  • Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.

Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)

Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.

Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.

Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.

Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi

Notre processus est simple et centré sur vos besoins :

  1. Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
  2. Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
  3. Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
  4. Réalisation de la Formation.
  5. Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.

Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.

Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.

Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)

Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :

  • Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
  • Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
  • Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
  • Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).

Pour trois raisons principales :

  1. Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
  2. Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
  3. Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.

Des questions sur cette formation ?

Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.

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