Formation Assistanat et Archivage
Objectifs pédagogiques
- Clarifier le rôle et le positionnement de l'Assistante de Direction Générale
- Organiser un événement pour l'entreprise, un véritable enjeu
- Développer la relation client VIP
- Favoriser la cohésion des équipes de secrétaires
- Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage
- Optimiser la gestion de la documentation
- Fournir à l'entreprise ou au service une méthode de classement sur papier et micro, fiable et accessible à tous rapidement
Public cible
- Assistantes de PDG
- Assistantes DG
- Assistantes Membres du Directoire/Conseils d’Administration
- Assistantes confirmées souhaitant se hisser au rang d’assistantes de Direction Générale
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Devis personnaliséProgramme Détaillé
- Clarifier la finalité de son poste
- Identifier ses missions et son périmètre de responsabilité
- Identifier les attentes de son manager
- Comprendre les enjeux de l'entreprise
- Planifier et organiser la gestion du temps de son manager (agenda, rdv, appels téléphoniques)
- Gérer sa messagerie et celle de son manager
- Rendre compte et alerter son manager
- Comprendre et repérer les jeux d'acteurs et les jeux de pouvoir dans l'entreprise
- Comprendre le vocabulaire financier
- Maintenir un niveau de connaissances élevé : lecture et formation adaptées, culture générale
- Echanger dans un climat de confiance et d'assertivité
- S'adapter aux différents types de personnalités
- Prendre conscience de son rôle d'interface
- Connaître et utiliser à bon escient les réseaux sociaux
- Adapter son apparence à l'environnement
- Adopter un comportement mesuré : les gestes et le maintien, le langage et la voix
- Les salutations d'usage (présentations, règles, formules, attitudes)
- Le protocole officiel : savoir accueillir des personnalités, adapter son discours et son comportement
- Vivre en harmonie dans le cadre professionnel : identifier les codes de l'entreprise
- Les règles de préséance (privées ou publiques)
- Intégrer les différences culturelles dans le choix d'un repas
- Organiser repas d'affaires et séminaires
- Le cadeau d'affaires : usages et choix compte tenu de la diversité culturelle
- Développer une relation de confiance mutuelle
- Connaître les ressorts de la motivation
- Définir des objectifs de travail clairs
- Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
- Identifier les différents outils et méthodes de classement
- Quels critères choisir ?
- Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs
- Partage d’expériences sur les difficultés rencontrées dans les tâches d'archivage et de classement des documents
- Réorganiser un classement existant
- Les actions à mener : simples adaptations ou changement radical ?
- Dresser l'inventaire des dossiers
- Le tri et la restructuration des dossiers : mettre en place un classement compréhensible par tous
- Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place : de quelles informations l’assistant(e) a-t-il / elle besoin ? De quelles informations l'équipe a-t-elle besoin ? Comment améliorer le mode d'accès à ces informations ?
- Lister les différentes étapes pour mettre en place un classement efficace
- Concevoir le plan de classement
- Le valider et le mettre à jour : quelles procédures définir ?
- Accessibilité : comment bien classer les documents destinés à être partagés ?
- Optimiser le classement sur micro
- Bâtir une arborescence claire
- Comment procéder au choix des noms de dossiers et de fichiers ?
- Optimiser les « astuces » de rangement
- Gagner du temps en utilisant les diverses fonctions informatiques (liens hypertextes, réseau)
- Plan d’action personnel : Élaboration de son plan de classement
- Définitions des règles et des acteurs
- Différences entre classement et archivage
- Préparation de l'archivage - le plan d'archivage
- Définitions des règles de contrôle
- autocontrôle
- les spécialistes
- rôle du management
- Définir ses besoins
- Définir les moyens adaptés
- Gestion des mots clés
- Sélections thématiques
- Les contraintes apportées par l'informatique
- sauvegarde des données
- archivage des disquettes
- archivage des applications
Approche pédagogique
Ressources & Actions
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Perfectionnez vos compétences avec ces formations complémentaires
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.
Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique
Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.
Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :
- Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
- Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.
Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :
- Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
- Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
- Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.
Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)
Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.
Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.
Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.
Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi
Notre processus est simple et centré sur vos besoins :
- Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
- Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
- Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
- Réalisation de la Formation.
- Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.
Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.
Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.
Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)
Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :
- Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
- Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
- Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
- Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).
Pour trois raisons principales :
- Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
- Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
- Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.
Des questions sur cette formation ?
Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.
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