Mettre en place un Système d’Archivage grâce à la Gestion Électronique de Documents (GED)
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les principes fondamentaux de la gestion électronique des documents et de l’archivage numérique
- Concevoir et mettre en œuvre une stratégie efficace d’archivage numérique adaptée à son organisation
- Accompagner le changement et assurer une appropriation optimale de la solution GED par les utilisateurs
- Analyser les besoins documentaires de leur organisation pour définir un périmètre pertinent de mise en œuvre de la GED
- Élaborer une politique de gestion documentaire, incluant plan de classement, durées de conservation, et règles de confidentialité
- Choisir une solution GED adaptée aux besoins fonctionnels, techniques et budgétaires de l’organisation
- Modéliser les processus documentaires et mettre en place des workflows automatisés
- Organiser et structurer un système d’archivage électronique, conforme aux normes légales et archivistiques
- Planifier et piloter un projet GED, en assurant la coordination des parties prenantes et le respect des délais
- Mettre en place des mesures de sécurité et de traçabilité, pour garantir l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents
- Sensibiliser et former les utilisateurs, afin de favoriser l’appropriation des outils et de limiter les résistances au changement
- Évaluer la performance du système GED et proposer des actions correctives
Public cible
- Responsables des archives
- Archivistes et documentalistes
- Gestionnaires de fonds documentaires
- Responsables informatiques (DSI)
- Chefs de projet GED / dématérialisation
- Administrateurs système/documentaire
- Responsables qualité / conformité
- Responsables du management des risques
- Responsables sécurité de l’information (RSSI)
- Responsables de la transformation digitale
- Responsables des procédures / de l'organisation
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Devis personnaliséProgramme Détaillé
- Définitions, concepts et enjeux de la GED
- Différences entre GED, archivage électronique et dématérialisation
- Cadre législatif et réglementaire
- Cartographie des flux documentaires existants
- Identification des typologies documentaires
- Définition des attentes et contraintes des utilisateurs
- Gain de productivité et accès rapide à l’information
- Conformité réglementaire et légale
- Réduction des coûts et des risques documentaires
- Règles de classement, nommage et versionnage
- Durées de conservation et cycle de vie des documents
- Politique d’accès, de confidentialité et de traçabilité
- Départements concernés et priorisation
- Intégration avec les logiciels métiers (ERP, CRM, etc)
- Déploiement en local, en cloud ou hybride
- Comparatif des solutions du marché (open-source, propriétaires)
- Critères de choix (ergonomie, évolutivité, sécurité)
- Évaluation budgétaire et modalités d’acquisition
- Analyse des workflows actuels
- Conception de workflows automatisés dans la GED
- Gestion des circuits de validation et signature électronique
- Création d’un plan de classement logique et évolutif
- Normalisation des métadonnées
- Indexation intelligente et moteur de recherche
- Intégration des documents natifs et numérisés
- Archivage intermédiaire vs archivage définitif
- Normes NF Z42-013, Z42-026 et standards internationaux (MoReq, ISO 15489)
- Choix des documents à numériser
- Qualité, résolution, OCR et formats durables
- Gestion des originaux papier après numérisation
- Gestion des droits d’accès et rôles utilisateurs
- Suivi des actions et journalisation
- Sauvegarde, redondance et plan de reprise d’activité (PRA)
- Communication interne et sensibilisation
- Accompagnement au changement et gestion des résistances
- Composition d’une équipe projet multidisciplinaire
- Planning, jalons et indicateurs de suivi
- Rétroplanning, tableaux de bord et comité de pilotage
- Mesure des bénéfices et retour sur investissement (ROI)
- Audits réguliers et mise à jour des procédures
- Intégration des retours utilisateurs pour ajustements
- Responsables des archives
- Archivistes et documentalistes
- Gestionnaires de fonds documentaires
- Responsables informatiques (DSI)
- Chefs de projet GED / dématérialisation
- Administrateurs système/documentaire
- Responsables qualité / conformité
- Responsables du management des risques
- Responsables sécurité de l’information (RSSI)
- Responsables de la transformation digitale
- Responsables des procédures / de l'organisation
Approche pédagogique
Ressources & Actions
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Perfectionnez vos compétences avec ces formations complémentaires
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.
Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique
Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.
Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :
- Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
- Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.
Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :
- Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
- Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
- Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.
Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)
Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.
Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.
Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.
Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi
Notre processus est simple et centré sur vos besoins :
- Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
- Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
- Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
- Réalisation de la Formation.
- Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.
Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.
Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.
Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)
Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :
- Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
- Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
- Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
- Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).
Pour trois raisons principales :
- Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
- Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
- Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.
Des questions sur cette formation ?
Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.
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