INNOV MAROC
Informatique & Digital Dématérialisation

Conduire et Piloter un Projet de Système d’Archivage Électronique Sécurisé

Référence

MSI210

Durée

3 jours

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les enjeux stratégiques, juridiques et techniques d’un projet de système d’archivage électronique (SAE)
  • Maîtriser les étapes clés de la conception, du déploiement et de la gouvernance d’un SAE
  • Savoir élaborer un cahier des charges opérationnel conforme aux normes en vigueur
  • Intégrer les dimensions de sécurité, de conformité et de durabilité dans le pilotage du projet
  • Identifier les leviers de réussite et les écueils à éviter lors de la mise en œuvre

Public cible

  • Responsables archives et documentation
  • Responsables de la gouvernance de l’information
  • Chefs de projet numériques ou informatiques
  • Responsables de systèmes d’information
  • Records managers et responsables conformité
  • Responsables qualité ou transformation digitale

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Programme Détaillé

  • Rôles, finalités et positionnement du SAE dans le système d’information
  • Typologie des archives : courantes, intermédiaires, définitives
  • Notions fondamentales : intégrité, traçabilité, authenticité, pérennité
  • Les principales normes applicables : ISO 14721 (OAIS), ISO 15489, ISO 14641, NF Z 42-013, NF Z 42-026
  • La certification NF 461 : exigences et implications pratiques
  • Cadre légal : RGPD, loi sur les archives, réglementation sectorielle
  • Exemples concrets d’audits et de conformité
  • Gouvernance de l’information et articulation avec la politique documentaire
  • Impacts organisationnels et métiers du SAE
  • Cartographie des acteurs : rôles, responsabilités et coordination
  • Cas pratique : identification des besoins et contraintes d’une organisation
  • Méthodes de diagnostic fonctionnel et technique
  • Identification des risques, failles et besoins d’évolution
  • Outils d’analyse : SWOT, RACI, QCD, ROI
  • Atelier : établir un diagnostic synthétique d’un environnement documentaire
  • Structure et contenu d’un cahier des charges fonctionnel et technique
  • Expression des besoins utilisateurs et critères de sélection
  • Intégration des exigences de sécurité et de durabilité
  • Élaboration d’une grille d’évaluation et sélection de prestataires
  • Atelier : rédaction d’un extrait de cahier des charges type SAE
  • Structuration du projet et définition des phases clés
  • Méthodologie projet (cycle en V, Agile, hybride)
  • Définition du comité de pilotage et indicateurs de suivi
  • Élaboration du plan de communication et conduite du changement
  • Spécifications fonctionnelles détaillées et architecture du SAE
  • Intégration et interopérabilité avec les systèmes existants (GED, ERP, ECM…)
  • Phases de tests, recette et validation des livrables
  • Bonnes pratiques de documentation et de transfert de compétences
  • Gestion des flux documentaires et archivistiques
  • Supervision et contrôle de conformité
  • Archivage durable : formats, migrations, préservation
  • Indicateurs de performance et plan d’amélioration continue
  • Simulation de déploiement d’un SAE dans un contexte organisationnel
  • Analyse de risques et plan de remédiation
  • Exercice : évaluer l’empreinte carbone et la durabilité d’un flux d’archives
  • Synthèse des acquis et plan d’action individuel

Approche pédagogique

Support Ecrit et Projection
Exposés Interactifs, Podcasts et Vidéos
Brainstorming et Jeux de Rôle
Cas Pratiques et Labs inclus pour leur impact opérationnel
Test de Validation des Acquis des Connaissances

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Questions fréquentes

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.

Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique

Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.

Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :

  1. Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
  2. Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.

Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :

  • Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
  • Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
  • Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.

Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)

Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.

Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.

Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.

Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi

Notre processus est simple et centré sur vos besoins :

  1. Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
  2. Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
  3. Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
  4. Réalisation de la Formation.
  5. Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.

Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.

Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.

Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)

Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :

  • Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
  • Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
  • Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
  • Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).

Pour trois raisons principales :

  1. Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
  2. Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
  3. Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.

Des questions sur cette formation ?

Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.

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