Formation Cycle Management d’une Equipe

Module 1 : Les fondamentaux de la gestion d'Equipe
1/ Clarifier son rôle de manager

• Identifier les 3 rôles essentiels du manager pour atteindre la performance

• Les différents styles de management existants : son style dominant, ses points d’appui, ses points de vigilance

• Connaître les attentes de la hiérarchie et des collaborateurs

• Organiser les rôles et responsabilités des membres de l’équipe et réguler

• Trouver le bon positionnement par rapport à son équipe

2/ Déléguer et responsabiliser ses collaborateurs

• Décliner les objectifs du service/département en objectifs opérationnels communs et individuels

• Co-construire les « règles de vie » de l’équipe pour faciliter l’atteinte des objectifs et prévenir dysfonctionnements et conflits

• Impliquer les collaborateurs dans les décisions opérationnelles qui les concernent

• Déléguer tâches, responsabilités et projets pour soutenir la motivation

3/ Manager en renforçant l'adhésion

• Repérer les besoins de ses collaborateurs pour adapter son management

• Définir une stratégie d’accompagnement et un plan d’actions pour répondre aux besoins détectés

• Clarifier comment mettre en œuvre et suivre le plan d’actions au quotidien

4/ Encourager et rendre son équipe performante et soudée

• Adopter un management exemplaire

• Se montrer équitable dans sa pratique du soutien et du recadrage

• Développer les compétences collectives de l’équipe

• Encourager et organiser le partage des bonnes pratiques

Module 2 : Les fondamentaux de la gestion de projets
1/ Concepts essentiels

• Projet : définition de la notion de projet. Les différences entre projet et activités continues

• Identifier les parties prenantes d'un projet

• Cerner les enjeux des différents environnements de projet (projet contrat, projet de marché, projet de changement)

• Comprendre les Différents Cycles de vie d’un Projet : Traditionnels, Lean/Agiles et Hybrides

2/ Définir le projet

• Check list des activités permettant le cadrage du projet

• Négocier pour obtenir les ressources du projet

• Constituer l’Equipe Projet

• Négocier auprès d’un manager pour obtenir des ressources

3/ Structurer et organiser le projet

• Check list des activités permettant de définir le Plan de Management de Projet

• Bâtir ses outils de pilotage :

• Découvrir le cahier des charges

• Structurer son projet par l’Organigramme des Tâches (OT ou WBS)

• Définir l’Organigramme fonctionnel du projet

• Elaborer le planning par les méthodes PERT et GANTT

• Optimiser son plan de charge

• Consolider les coûts du projet

• Définir son plan de management des risques

• Elaborer la matrice de décision de son projet (R.A.C.I)

• Définir les procédures nécessaires à une bonne conduite de projet

• Mettre en place les différentes instances (comité de pilotage, de projet, etc.)

4/ Piloter le projet

• Check list des activités permettant de garder le projet sous contrôle

• Motiver son équipe

• Construire son tableau de bord

• Travailler sa communication d’influence dans un comité de pilotage

• Gérer les conflits

• Gérer les parties prenantes d’un projet

5/ Clôturer le projet

• Check list des activités permettant de bien clôturer et capitaliser son projet

• Retour d’Expérience

• Les enseignements à tirer d’un projet pour mieux maîtriser les prochains

Module 3 : Anticiper et gérer les conflits (2 jours)
1/ Comprendre les différents types de conflits et leurs mécanismes

• Définir le conflit

• Cerner les causes et éléments déclencheurs des conflits

• Identifier les effets d'un conflit

2/ Se connaître en situation de conflit

• Identifier les attitudes personnelles face à un conflit

• Faire un diagnostic de son propre comportement

• Prendre en compte les émotions et les croyances

3/ Adopter des comportements efficaces pour sortir des conflits

• Identifier les stratégies des acteurs : différencier contrainte et pouvoir

• Identifier et utiliser sa marge de manœuvre pour manager le conflit

• Adopter une attitude d’ouverture pour rétablir la confiance

• Être en mesure de faire face aux conflits : en présentiel, à distance, en télétravail

4/ Rétablir une communication positive

• Porter un regard lucide sur soi et sur la situation

• Organiser la rencontre

• Maîtriser les outils d'une bonne communication

• Etre souple et tolérant

• Changer de vision, recentrer

5/ Gérer un conflit avec un tiers

• Identifier le stade d'avancement du conflit

• Tester la « bonne foi » de l'interlocuteur

• Faire appel à un médiateur

• Faire appel à un arbitre en dernier recours

• Imaginer, faire proposer des solutions négociées

6/ Gérer l'après-conflit

• Consolider la sortie de conflit

• Faire prendre des engagements et assurer le suivi

• Entretenir la cohésion et la coopération de l'équipe

Module 4 : Optimiser, prioriser son temps et celui de son équipe
1/ Faire le bilan sur sa propre gestion du temps

• Comprendre son propre rapport au temps

• Diagnostiquer sa situation, analyser ses contraintes

• Maîtriser la notion d’objectif

• Identifier les activités “à haute valeur ajoutée”

2/ Planifier les activités de son équipe par priorités

• Définir les priorités : distinguer urgent et prioritaire

• Faire le point sur le niveau prioritaire des activités

• Déterminer le temps des tâches de ses collaborateurs

• S'approprier les règles d'une organisation efficace

• Utiliser les outils de la planification

• Savoir organiser les tâches de ses collaborateurs dans le temps

3/ Parfaire son système d’organisation personnelle

• Prendre du recul sur son organisation

• Définir une nouvelle organisation adaptée à son contexte managérial

• Savoir quand et comment dire non

• Combattre la chronophagie et le temps toxique : être plus efficace avec les e-mails, le téléphone, les sollicitations, les réunions

4/ Définir une organisation efficace avec son équipe

• Définir une nouvelle organisation adaptée à son contexte managérial

• Clarifier les missions et les objectifs de chacun des collaborateurs

• Savoir respecter le temps de son équipe

• Maîtriser la délégation : une des clés de l’efficacité

• S’engager à agir : préparez votre nouveau mode de fonctionnement

Module 5 : Mener efficacement une réunion
1/ Les notions de base

• Comprendre les attitudes : la peur de s'exprimer, le désir de s'imposer

• Identifier les fonctions dans le groupe

• Identifier les rôles et statuts de chacun des participants

• Connaître les émotions du groupe

2/ Connaître et différencier les divers types de réunion

• La réunion d'information

• La réunion d'évaluation

• La réunion dédiée à la résolution de problèmes

• La réunion à visée de prise de décision

• La réunion de concertation

3/ Préparer la réunion

• Définir le sujet et les objectifs

• Organiser la réunion : lieu, convocation, plan de table

• Se mettre en condition

• Développer sa maîtrise de soi

4/ Gérer le déroulement de la réunion

• Présenter les sujets et objectifs de la réunion

• Lancer la discussion

• Utiliser les questions directes

• Faire progresser la réunion

• Recentrer la discussion

• Gérer le groupe

• Animer la réunion : tours de tables, brainstorming, sous-groupes…

• Gérer le déroulement du temps

• Comprendre les points de vue

• Stimuler et calmer le débat

• Conclusions, synthèses, comptes-rendus

5/ S'adapter aux spécificités des réunions à distance

• Gérer l'organisation matérielle

• Connaître les règles du jeu

• Co-produire pendant la réunion : partager les documents